العقد لا يذكّرك قبل انتهائه، والترخيص لا يرسل تنبيهًا بنفسه. التأخير يبدأ من معلومة موجودة داخل ملف لا يراقبها أحد — والنتيجة قد تكون غرامة أو توقف خدمة.
يوجد تاريخ انتهاء ترخيص داخل صفحة من ملف PDF، لكنه غير مسجّل في أي تقويم. لا يتذكره الفريق إلا بعد انتهاء الترخيص أو قرب موعده، فتتعرض المنشأة لتعطّل أو غرامة كان يمكن تجنّبها. وقد ينص العقد على مدة تبدأ من تاريخ توقيع مختلف، فيبقى الموعد مستترًا داخل النص.
كيف يساعد نظام إدارة الوثائق في متابعة تواريخ الانتهاء؟
يستخرج مستند أو يسجّل تاريخ انتهاء الوثيقة ويربطه بالملف نفسه، ثم ينشئ تنبيهات قبل الموعد ويعرض المواعيد القادمة في تقويم ولوحة متابعة. ومع التحليل الذكي، يمكن اقتراح تاريخ الانتهاء من محتوى الوثيقة بدل إدخاله يدويًا في كل مرة، حتى عندما لا يكون مكتوبًا بصيغة مباشرة.
من الوثيقة إلى موعد قابل للإدارة
استخراج أو اقتراح تاريخ الانتهاء
يستخرج النظام التاريخ الظاهر في المحتوى أو يستنتج الموعد المتوقع من المدة والسياق التعاقدي، ثم يربطه بالوثيقة والتذكيرات.
تذكيرات مرنة قبل الموعد
حدّد متى يبدأ التنبيه وكم تذكيرًا تحتاج ومن يستلمه، فيختلف الإعداد بين عقد مهم وهوية موظف قريبة الانتهاء.
تقويم يعطي نظرة مستقبلية
يعرض التقويم الوثائق التي ستنتهي في الأيام والأسابيع والأشهر القادمة، فيرتّب المسؤول الأولويات ويعرف فترات الضغط قبل وصولها.
لوحة إجراءات عند الانتهاء
جدّد الوثيقة، أو أرشف النسخة القديمة وأنشئ نسخة مجدّدة، أو أنشئ إصدارًا جديدًا، أو تجاهل التنبيه بسبب موثّق.
وثائق يجب ألّا تفوتك مواعيدها
العقود واتفاقيات الخدمات والموردين، والتراخيص والسجلات والشهادات، وهويات الموظفين والإقامات والتصاريح، ووثائق التأمين والضمانات، والاعتمادات المهنية وشهادات الجودة — أي وثيقة ترتبط بموعد مراجعة أو تجديد أو انتهاء.
من رد الفعل إلى الإدارة الاستباقية
بدل انتظار انتهاء الوثيقة، يمكن بدء مهمة تجديد أو مسار عمل من التنبيه نفسه، وتوزيع المسؤولية على الإدارات بدل الاعتماد على تقويم شخص واحد. يتكامل تتبّع الانتهاء مع الأرشفة الإلكترونية لحفظ النسخة المنتهية، ومع سير العمل والمهام لتنفيذ التجديد، ويمكن لوكيل سند استعراض ما سينتهي وإنشاء مهام التجديد بلغتك الطبيعية.
لا تنتظر موعد الانتهاء كي تبدأ الإجراء.
استكشف تتبّع انتهاء الوثائقاستكشف تتبّع انتهاء الوثائق في نظام مستند
اطّلع على تفاصيل الميزة على موقع مستند الرسمي.
الأسئلة الشائعة
جرّب نظام مستند على أرض الواقع
طبّق ما قرأته على مستنداتك الفعلية. ابدأ تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمانية، أو احجز عرضًا توضيحيًا مع فريق مستند.