قد يكون المستند موجودًا فعلًا، لكن اسمه غير واضح أو حُفظ في مجلد لا تتذكره أو كان صورة ممسوحة. المشكلة ليست فقدان الملف، بل فقدان المعلومة داخله — وهنا يتغير كل شيء.
يتذكر مدير العقود بندًا عن غرامة تأخير، لكنه لا يتذكر اسم المورد ولا رقم العقد ولا المجلد الذي حُفظ فيه. البحث باسم الملف لا يفيده، وفتح عشرات ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا يستهلك وقتًا ولا يضمن الوصول إلى الوثيقة الصحيحة. اسم الملف يمثل قرار من حفظه في لحظة معينة، أما محتوى الوثيقة فيمثل الحقيقة التي يحتاجها الفريق لاحقًا.
كيف يعمل البحث الذكي داخل المستندات؟
يجمع البحث الذكي في مستند بين طريقتين من نقطة واحدة: البحث بالكلمات داخل النص المستخرج بتقنية OCR، والبحث الدلالي بالذكاء الاصطناعي. يمكنك إدخال كلمة أو رقم أو تاريخ للعثور على التطابق المباشر، أو كتابة وصف للوثيقة ليحلل النظام المعنى ويعرض النتائج الأقرب إلى وصفك.
طريقتان للبحث من واجهة واحدة
١. بحث دقيق بالكلمات والأرقام والتواريخ
اكتب اسم طرف، رقم عقد، رقم مستند، تاريخًا، مبلغًا، أو أي عبارة وردت داخل الوثيقة. يستخدم النظام النص المستخرج ليعيد الوثائق التي تحتوي القيمة المطلوبة، حتى عندما يكون الأصل صورة أو مستندًا ممسوحًا بعد معالجته عبر OCR.
٢. بحث وصفي يفهم المعنى
إذا لم تتذكر العبارة نفسها، اكتب وصفًا مثل: «العقد الذي يتحدث عن صيانة المصاعد في الفرع الشرقي» أو «خطاب المورد الذي طلب تمديد موعد التسليم». يحلل البحث الدلالي المعنى ويعرض الوثائق الأقرب إلى الوصف مرتبة وفق درجة التطابق.
قوة البحث لا تعني كشف كل شيء
تظهر للمستخدم النتائج الواقعة ضمن صلاحياته فقط. يبقى الوصول سريعًا دون كسر فصل الإدارات أو سرية الملفات، لأن محرك البحث يلتزم بصلاحيات المستخدم ووحدته التنظيمية.
ما الذي يمكن البحث به؟
- اسم الملف أو المجلد، أو رقم المستند والرقم المرجعي المخصص.
- كلمة أو جملة داخل المحتوى، حتى في الملفات الممسوحة ضوئيًا.
- اسم عميل أو مورد أو موظف، أو تاريخ أو مبلغ أو رقم عقد.
- وصف حر يشرح موضوع الوثيقة حتى دون استخدام كلماتها الأصلية.
- الحقول الوصفية والتصنيفات والوسوم المتاحة.
عندما يصبح النص والبيانات الوصفية والمعنى قابلًا للبحث، لا تعود جودة الاسترجاع مرتبطة بطريقة تسمية الموظفين للملفات. وهذه القدرة نفسها هي أساس وكيل «سند» الذكي الذي يتحدث مع محتوى وثائقك، وتتكامل مع الأرشفة الإلكترونية لجعل حتى الأرشيف القديم قابلًا للاستكشاف.
توقف عن البحث في المجلدات وابدأ البحث في المعرفة الموجودة داخلها.
استكشف البحث الذكياستكشف البحث الذكي في نظام مستند
اطّلع على تفاصيل الميزة على موقع مستند الرسمي.
الأسئلة الشائعة
جرّب نظام مستند على أرض الواقع
طبّق ما قرأته على مستنداتك الفعلية. ابدأ تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمانية، أو احجز عرضًا توضيحيًا مع فريق مستند.