سجل التدقيق وإدارة الإصدارات: اعرف من غيّر ماذا، وارجع إلى أي نسخة

يعدّل موظف بندًا في نموذج عقد ويحفظ فوق الملف السابق، ثم يُكتشف لاحقًا أن البند القديم كان مطلوبًا. لا توجد نسخة يمكن الرجوع إليها، ولا سجل يوضّح صاحب التعديل أو توقيته أو ما الذي تغيّر. وإذا وُجدت ملفات بأسماء «نهائي» و«نهائي 2» و«الأخير المعتمد»، فلا توجد طريقة موثوقة لمعرفة أيها الصحيح.

ما الفرق بين سجل التدقيق وإدارة الإصدارات؟

سجل التدقيق يوثّق الإجراءات التي نُفّذت: المستخدم، والوقت، ونوع العملية، والتغيير. أما إدارة الإصدارات فتحفظ نسخ الوثيقة نفسها عبر الزمن. الجمع بينهما في مستند يوضّح من أحدث التغيير وما النسخة الناتجة، ويتيح الرجوع إلى إصدار سابق دون حذف التاريخ.

سجل لكل إجراء مهم

يتيح سجل التدقيق تتبّع أحداث مثل إنشاء الوثيقة ورفعها وتحديثها ونقلها ومشاركتها وتغيير حالتها وصلاحياتها وربطها بمهمة أو سير عمل والتوقيع والختم والإرسال. على مستوى الوثيقة يرى المستخدم المخوّل التسلسل المرتبط بها، وعلى مستوى النظام تراجع الإدارة الأحداث وفق صلاحياتها ونطاقها.

إصدارات مترابطة بدل ملفات متناثرة

سجل التدقيق والإصدارات هو العمود الفقري الذي يوثّق التوقيع الإلكتروني، ويحفظ سياق الوثيقة عند الأرشفة، ويكمّل منظومة أمن الوثائق والتشفير بجعل كل إجراء قابلًا للمساءلة.