البريد ينقل الرسالة لكنه لا يدير المعاملة. المشكلة ليست في إرسال الخطاب، بل في إثبات مساره: متى وصل؟ من استلمه؟ أي نسخة اعتُمدت؟ وهل أُرسل الرد؟
يصل خطاب مورد إلى بريد موظف، فيحوّله إلى المشتريات، ثم يُنشأ الرد في ملف مستقل ويُرسل من بريد آخر. لاحقًا يصعب إثبات تاريخ الاستلام، والجهة التي عالجته، والنسخة المعتمدة، وما إذا كان الرد الخارجي مرتبطًا بالخطاب الأصلي. عندما تُدار الخطابات بالبريد والمجلدات المنفصلة، تتكرر النسخ وتضيع العلاقة بين الوارد والرد الصادر.
ما هو نظام المراسلات الإدارية؟
نظام المراسلات الإدارية في مستند هو حل لإدارة الخطابات الصادرة والواردة والمراسلات الداخلية طوال دورة حياتها: من التسجيل والترقيم والتوجيه، مرورًا بالمراجعة والاعتماد، وصولًا إلى الإرسال والرد والأرشفة. يربط النظام المراسلة بالوثائق والمهام وسير العمل والجهات الخارجية وسجل الإجراءات، ويتيح استخدام بريد المنشأة الرسمي عند الإرسال الخارجي.
دورة مراسلة متكاملة داخل النظام
سجّل الوارد واربطه بأصله
سجّل الخطاب يدويًا أو ارفع المستند الأصلي، ويستخدم OCR والذكاء الاصطناعي استخراج البيانات مثل الجهة المرسلة والرقم والتاريخ والموضوع قبل مراجعتها واعتمادها.
وجّه المراسلة إلى الإدارة المختصة
أحِل المراسلة إلى الوحدة أو المسؤول المعني يدويًا أو وفق قواعد العمل، واربطها بمهمة أو مسار اعتماد حتى لا تتوقف عند مجرد الاستلام.
أنشئ الصادر من قالب رسمي
أضف المرفقات وحدّد الجهة المستلمة واربطه بالوارد السابق، ثم مرّره على المراجعة والاعتماد قبل منحه الرقم الرسمي.
أرسل من بريد منشأتك الرسمي
استخدم بريد منشأتكم كعنوان المرسل بهوية المنشأة، مع رابط آمن لعرض الخطاب دون إنشاء حساب، ليعود رد الطرف إلى سياق المراسلة نفسه.
هوية وأمان يوثّقان المراسلة
رقم صادر أو وارد فريد وفق قالب المنشأة، وملصق إداري يتضمن بيانات المعاملة، وQR للتحقق، وعلامة مائية للمحتوى الحساس، ورابط خارجي مشفّر مع رمز تحقق OTP أو نفاذ عند الحاجة، وسجل للحالات من المسودة حتى الإغلاق والأرشفة.
لماذا يتفوق هذا على إدارة الخطابات بالبريد؟
- سجل متصل للصادر والوارد والمرفقات والردود قابل للبحث وإثبات المسار.
- ربط الرد الصادر بالخطاب الوارد لتكوين سلسلة واضحة.
- مراسلات داخلية بين الإدارات بمنطق توجيه وتتبع واعتماد مماثل.
- بحث داخل الخطابات المرفوعة عبر OCR، إضافة إلى البحث بالرقم والجهة والتاريخ.
تتكامل المراسلات مع سير العمل والمهام لاعتماد الخطاب قبل إرساله، ومع المشاركة الآمنة لإيصال النسخة الرسمية للطرف الخارجي، ومع الأرشفة الإلكترونية لحفظ المعاملة بعد إغلاقها.
اجعل كل خطاب معاملة قابلة للإدارة، لا مرفقًا يضيع في البريد.
استكشف المراسلات الإداريةاستكشف المراسلات الإدارية في نظام مستند
اطّلع على تفاصيل الميزة على موقع مستند الرسمي.
الأسئلة الشائعة
جرّب نظام مستند على أرض الواقع
طبّق ما قرأته على مستنداتك الفعلية. ابدأ تجربة مجانية بدون بطاقة ائتمانية، أو احجز عرضًا توضيحيًا مع فريق مستند.